Serah Terima Proyek, Hal yang Harus Diperhatikan
Salam Power.
Sebuah proyek adalah suatu pekerjaan yang mempunyai kriteria kapan dimulai dan kapan di akhiri. Artinya, sesuatu yang menjadi proyek harus mempunyai masa berakhir dan siap untuk diserahterimakan kepada pemilik Asset. Lalu, bagaimana sebuah proyek diserahterimakan. Berikut ulasannya.
Proyek memiliki tingkat kerumitan yang berbeda-beda, bergantung seberapa resource yang diperlukan, mulai dengan biaya sampai dengan orang – orang yang terlibat dalam proyek tersebut. Semakin besar resource yang diperlukan, maka kemungkinan besar akan semakin rumit bagaimana proyek itu dijalankan dan tentunya, pada saat serah terima atau hand over, maka hal tersebut menjadi kompleks. Namun, kerumitan tersebut bisa diatasi dengan beberapa kaidah-kaidah yang Penulis dapatkan dari menjalankan sebuah proyek dan bagaimana Penulis menyerah terimakan proyek tersebut kepada pemilik asset atau Asset Owner.
Proses hand over sendiri adalah sebuah seni, ya, seni berkomunikasi, bagaimana menyampaikan semua hal-hal yang berhubungan dengan proyek itu kepada stakeholder yang ada, dengan tidak mengurangi atau menambah sedikitpun, tidak memberikan sebuah asumsi, dan semua informasi yang diberikan adalah hasil dari perhitungan data serta uji coba di lapangan. Adapun, sebelum kita menuju kepada apa saja yang diperlukan dalam sebuah proses hand over, maka kita lebih coba jabarkan, dokumen-dokumen apan saja yang diperlukan pada sebuah proyek tersebut.
Berikut dokumen – dokumen yang diperlukan antara lain adalah:
- Deskripsi Sistem; berisi penjelasan bagaimana latar belakang proyek ini, mode operasi, sampai dengan proses yang dijalankan
- Prosedur Operasi, Prosedur Pemeliharaan, dan Prosedur ketika dalam kondisi darurat
- Gambar-gambar teknis (P&ID, Single Line Diagram, Schematic Diagram, Protection Scheme, dst)
- Detail dari Desain Engineering (Engineering Calculation, simulation, etc)
- Filosofi pemeliharaan (Reliability Centered Maintenance, Reliability Availability Maintainability)
- Manual peralatan dari OEM (Manual, datasheet, spare part list)
- Check list untuk melakukan commissioning
- Hasil testing di lapangan
Kedelapan dokumen di atas penulis kategorikan sebagai dokumen yang esensial yang wajib harus ada ketika proyek akan diserahterimakan. Dan ini, harus disediakan baik dalam bentuk cetak (hard copy) maupun soft copy. Dalam best practice yang pernah Penulis sampaikan, bahwa seni dari hand over ini merupakan sebuah cara bagaimana menyampaikan keseluruhan informasi yang ada dalam proyek tersebut dapat dipahami serta dilakukan atau dioperasikan oleh Operator secara aman. Informasi tersebut haruslah dapat dipahami, bagaimana sebuah peralatan dalam proyek tersebut dapat dipelihara dengan baik, sehingga umur yang ditargetkan (expected lifetime) dapat tercapai sesuai dengan kerangka bisnis yang dibuat.
Adapun pembahasan detail dari setiap hal di atas Insya Allah akan dijabarkan dalam kesempatan lain.
Semoga bermanfaat.